哈尔滨市财政局关于印发《哈尔滨市电子计算机替代手工会计核算规范》的通知

哈财会[2002]142号

各区、县（市）财政局、市直各主管部门(产业集团)、各有关单位：

　　自1996年《哈尔滨市以计算机替代手工记账的审批办法》实施以来，各级财政部门认真组织计算机替代手工记账的审批工作，为促进我市会计电算化工作的开展，提高单位会计电算化实际工作效果起到了积极的作用。目前，随着企事业单位会计电算化应用的日益普及,由财政部门对单位计算机替代手工记帐进行审批已不适应会计电算化发展的需要，为了适应转变政府职能，结合行政审批制度改革、减少行政审批事项的要求，现取消原由我局对各单位使用计算机替代手工记帐进行审批的办法，各单位采用计算机进行会计核算不再需要审批。为保证企事业单位顺利开展这项工作，我们制定了《哈尔滨市电子计算机替代手工会计核算规范》。各单位何时采用计算机替代手工记帐，请按照《哈尔滨市电子计算机替代手工会计核算规范》自行决定。

二○○二年五月十七日

哈尔滨市电子计算机替代手工会计核算规范

第一章　　总　　则

第一条　为了规范我市的会计电算化工作，保证以电子计算机进行会计核算单位的会计资料的真实性、完整性，保证会计资料的安全，根据《中华人民共和国会计法》、财政部《会计电算化管理办法》等相关法律法规，制定本规范。

第二条　我市的国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）在运用电子计算机进行会计核算时，应遵循本规范。

第三条　实行以电子计算机进行会计核算的单位，会计基础工作必须符合《会计基础工作规范》的要求。

第二章　　基本条件

第四条　使用的商品化会计核算软件应符合财政部会计核算软件的有关规定,并且是经过财政部或省财政厅评审、批准通过的。申请单位自行或委托开发的自用会计核算软件，应经哈尔滨市会计管理局评审通过后方可应用。使用商品化会计核算软件的用户，必须向持有省财政厅颁发的《黑龙江省商品化会计软件经销资格证》的单位购买商品化会计核算软件。

第五条 配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端。

第六条 会计人员应取得《会计从业资格证书》和相应的会计电算化证书；配备专职操作人员、系统管理员并持有《会计电算化培训合格证》（或持有中专以上会计电算化或计算机专业毕业证书）。采用大、小型计算机或网络会计软件的单位，应有具备会计电算化或计算机专业大专以上学历或经会计电算化中级培训合格人员1名以上。

第七条　会计岗位设置应符合财政部《会计基础工作规范》的规定，可以一人多岗，也可以一岗多人。

第八条　采用电子计算机进行会计核算必须与手工会计核算同时运行三个月以上，在取得一致的结果的前提下，做出总结与分析报告备查。

禁止单位在机内数据与手工数据尚未核对一致情况下脱离手工记账。

自单位成立起就以电子计算机进行会计核算的单位，应以备查账簿与机内账簿进行核对三个月以上，并取得一致结果。

第九条　制定严格的操作管理制度，主要内容包括：

1、明确各会计岗位的工作职责及相应的岗位责任制和操作权限：基本会计岗位（会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等）和电算化岗位（直接管理、操作、安全防护、计算机维护及会计软件系统维护等）的工作职责；

2、对软件提供可选择功能的设置应符合国家统一的会计制度的有关规定；

3、有预防未经审核的原始凭证或记账凭证输入计算机的措施；

4、有预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核登记机内账簿的措施；

5、有必要的上机操作记录制度，内容包括：操作人姓名、操作时间、操作内容、故障情况及解决措施等。会计核算软件中上机记录应定期备份， 打印后才能删除。

6、严禁反结账，严禁在同一会计期间多次结账。

7、各操作人员应设置上机密码，并应不定期更换，不得泄密；

8、操作结束应及时做好所需的备份；

第十条 以机代账的单位应制定严格的硬、软件管理制度。主要内容包括：

１、 定期对计算机设备进行检查和维护，保证机房设备安全和计算机正常运转的措施；

２、 会计数据和会计软件的安全和保密措施；

３、 对会计核算软件修改和更换的严格的内部审批和监督制度。

４、 严格的防止计算机病毒侵入的措施。

第十一条　制定规范的会计档案管理制度。内容包括：

1、定期打印各类会计资料，并且制定相应的保存措施，会计凭证、会计账簿、 会计报表等会计档案保管期限按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定执行。上机日志应作为会计档案，保管期限与会计账簿保管期限一致；

2、采用存贮介质（包括磁性介质或其它介质）保存的会计资料，应采取在不同地点保存双份资料的措施，并定期进行复制，以防会计数据的丢失。大、中型企业和企业集团应采用光盘或磁带、微缩胶片等介质存储数据，确保会计档案的安全。贮存会计档案的介质保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行；

3、磁性备份会计资料的查询应有调用档案记录，调用档案记录应含调用核准人、调用人员姓名、调用内容、调用时间、操作情况、归还时间等内容。

第三章　　运用规范

第十二条　会计凭证规范

1、会计凭证应要素齐全，内容完整，包括：

（1）填制凭证的日期；

（2）凭证的编号；

（3）经济业务摘要；

（4）会计科目；

（5）金额；

（6）所附原始凭证张数；

（7）有关人员签章。

2、编制及时，连续编号。

（1）根据经济业务发生的顺序及时编制记账凭证；

（2）凭证日期与凭证编号顺序一致，凭证编号不重号、不跳号。

3、会计科目运用准确。

（1）会计科目设置及一级科目编码符合国家统一会计制度的要求；

（2）各种代码与相应的经济内容一致。

4、摘要简明、准确。

（1）摘要与原始凭证内容一致；

（2）能准确反映经济业务的主要内容，表述简练；

5、审核无误。

（1）会计凭证在输入计算机前，须经专人审核；

（2）已录入计算机的记账凭证在登记机内账簿前，须经专人审核；

6、准确运用会计凭证更正方法。

对需要修改的机内会计凭证，应按照《会计基础工作规范》的要求，准确运用红字更正法、补充登记法、蓝字更正法更正本年度和以前年度的错误。

第十三条　会计账簿规范

1、准确设置和启用会计账簿

（1）各单位应根据国家统一会计制度的规定和单位会计业务的需要设置会计账簿，包括总分类账、明细分类账、日记账和备查账簿；

各单位应根据具体经济业务设置相应的三栏账、多栏账。

（2）准确填写账簿启用表和目录。

2、会计账簿应格式齐全、完整，登记及时，计算准确。

（1）对于输出的会计账簿的格式应符合有关会计制度的要求；

（2）应根据审核无误的记账凭证及时登记机内有关账簿；

（3）现金日记账、银行存款日记账应根据审核无误的收付款凭证逐日逐笔顺序登记，并逐日结出本日收入合计数、本日支出合计数和本日余额；

3、运用银行对账系统的，应定期与银行对账单进行逐笔核对，正确打印未达账项清单和银行存款余额调节表。

第十四条　财务会计报告规范

1、财务会计报告格式齐全、规范，编报及时。

（1）对外报送的财务会计报告的种类、格式、指标内容、编报时间等，均应符合国家统一的会计制度的要求，不能随意增列或减并表内项目，更不能任意变更表内项目的经济内容；

（2）内部使用的会计报表应做到科学合理、体系完整、结构严谨、简明实用。

2、正确利用会计报表自定义功能，严格按照国家统一的会计制度规定的会计报表编制说明，设定报表数据取数关系，进行数据定义，设置计算公式，做到账表之间、表内各项目之间、报表与报表之间相互衔接，本期报表与上期报表之间有关数据相互衔接。

第十五条　会计档案规范

1、 及时打印会计凭证、会计账簿、会计报表和有关会计资料。

（1）记账凭证可以用计算机打印输出，也可保留手工填写的记账凭证；计算机打印输出的会计凭证格式、内容应与手工凭证一致，并应有制单、复核、会计主管签章，收付款凭证必须有出纳人员签章。

（2）现金日记账、银行存款日记账应每天打印输出，并由计算机连续编号，如果每天业务较少，不能满页打印，可按旬打印输出；日记账要求每日打印，在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印出凭证、账簿的表格线可适当减少。

（3）一般账簿可根据实际情况和工作需要，在满足有关单位查账的前提下，按月、按季或按年打印，但每年必须打印一次；

（4）机内上机操作记录可根据业务量按月或按季度定期连续打印输出；

在更换操作员、调整操作权限、更改自定义项目及内容、系统出现异常情况时，应有较为详细的手工辅助记录；

（5）打印的会计账簿、会计报表等会计资料均应有打印人员姓名、必须有财会负责人签章。

（6）在所有记账凭证和明细账都已储存在计算机内的情况下，总分类账可以用“总账科目本期发生额及期末余额表”替代。

2、正确及时装订会计档案。

（1）会计凭证一般每月装订一次，装订时应加具封面、封底，装订牢固，每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管姓名，并由装订人签章；

（2）会计账簿按年装订，装订时应加具封面、封底，同类账页装订在一起，并按保管期限分别编制卷号；

（3）按顺序装订会计报表，并按保管年限编制卷号。

3、正确保管好各种存贮介质的会计档案。

（1）每天对会计数据进行双备份，月备份作为会计档案保管，两份备份应分处存放；

（2）定期对各种存贮介质的会计档案进行检查、复制，防止存贮介质会计档案损坏、丢失；

（3）会计档案保管地点应做到防磁、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防鼠等。

4、电子计算机会计核算使用的计算机在淘汰处理时，应按保密部门的要求对硬盘进行妥善处理，确保原有数据全部删除，以防泄密。

第十六条　内部管理制度执行规范

1、操作人员应严格按照工作职责和操作权限进行会计软件的操作。

（1）严格执行岗位责任制；

（2）严格执行权限控制制度；

（3）严格遵守操作程序；

（4）坚持执行上机操作记录制度。

2、严格执行计算机硬软件管理制度。

（1）进行会计核算的计算机应放置在财会部门或财会部门所属的机房内；

（2）机房有良好的工作环境和良好的卫生设施，保持机房整洁；

（3）严格执行会计数据和会计核算软件安全、保密和备份制度；

（4）严格执行会计核算软件修改的内部审批和监督制度。

3、必须定期对内部管理制度执行情况进行检查，至少每季度检查一次，并写出检查报告备案。

第十七条　以计算机代替手工记账时，应到同级财政部门办理建账监管手续。

第十八条　财政部门对以计算机替代手工记账的单位进行监督和检查，发现会计电算化工作中存在的问题，要及时向有关单位提出书面改进意见，相关单位应根据改进意见进行整改。对会计软件做出重大修改或对会计电算化工作做出重大调整时，应上报财政部门。

第十九条　对于未达到本规范要求就以机代账的单位，财政部门按《会计法》等相关法律法规的规定予以处理。

第四章　　附　　则

第二十条　本规范自发文之日起实施，《哈尔滨市以计算机替代手工记账的审批办法》和《哈尔滨市以计算机替代手工记账考核验收标准》同时废止。

第二十一条　本规范由哈尔滨市会计管理局负责解释。