SAP系统的运用及相关数据分析

□ 赵荣英　上海大众汽车公司审计部

过去审计时，我们通过深入相关部门取得数据，进行手工分类、汇总、统计，既费时又费力，审计时间长，常常是审计报告出来就已失去了时效性，而且审计报告质量不高，分析层次不深入。
１９９９年我们全面使用ＳＡＰ计算机系统，使所有数据均通过ＳＡＰ系统进行归集和传递，取得了事半功倍的效果。
首先，我们组织力量对ＳＡＰ系统的各个模块进行了调查，深入到各个相关部门，对ＳＡＰ的数据创立和维护，特别是数据的查询进行了全面的调查，在了解、熟悉ＳＡＰ系统的基础上，根据审计需要向有关部门提出有关权限的申请，开通了必要的ＳＡＰ审计"窗口"，可随时查阅有关的经济信息。如财务总账、明细账、记账凭证、费用预算等均可随时在系统中查阅，从而节省了到档案室翻阅的时间，而且可以做到有的放矢。同时系统提供的数据分类、汇总也为审计人员减少了手工计算的差错率，提高了工作效率。
其次，ＳＡＰ系统的应用还有利于审计部门对内控制度进行评审，再按内控制度的评审结果决定抽查范围和重点，提高了审计质量，降低了审计风险。如去年对特殊采购物资进行审计时，我们首先对系统中管理部门审批权限进行审查，审查计算机系统对审批权限应用的控制，看计算机系统对超越权限现象能否通过。通过计算机系统审查，短短几个小时就确定了该内部控制制度是否健全、有效、安全。
我们除了将ＳＡＰ系统作为主要的计算机系统资源外，相关的专业部门还根据自身业务的需要，也自行设计了许多专业程序，建立了专门的数据库，并对自己的数据资源进行不断的更新、维护。由于专业部门提供的查询接口较少，而作为审计人员在实施管理审计时，也必然要接触到这些专业数据。因此要求审计人员掌握一定的计算机基础知识，以便于在工作中对ＳＡＰ系统以外的数据库资源进行复制后，运用Ｅｘｃｅｌ或Ｆｏｘｐｒｏ程序自行查询、分析，以获取必要的审计证据。
随着社会经济的不断发展，改革的不断深入，传统的财务审计比重正逐步减少，而经济效益审计、管理审计正逐步提高。这些审计大量采用的是审计分析，通过分析提出审计建议，降低企业成本费用，获取最大的经济效益；同时审计时开展的数据查询只是计算机辅助审计中的第一步，最重要的是对查询得到的数据进行全面的分析，查找风险点、降本增益的环节，而这一切均要在对数据进行详细分析后才能得出。
我们在日常审计中，常采用Ｅｘｃｅｌ及Ｆｏｘｐｒｏ程序对数据进行分析，在这些程序中自带的一些小功能可以起到事半功倍的效果，使繁琐而又容易出错的计算变得轻松，正确性高。其主要的方法有求和、平均、分类汇总、方差分析、趋势分析、盈亏平衡分析等。审计人员要熟练掌握这些方法并运用于审计项目之中，深入分析各项数据，为审计结论提供充分、翔实的证据。
计算机的数据分析，不仅大大加快了节奏，还使审计得以深入，使手工难以实施的内容、分析得以开展。例如，我们在调查历年经济合同情况时，首先通过对各部门的计算机系统进行拷贝，再对获取的信息进行分析，不到２天时间，就做出了总量和分类（分部门、分金额、分经济类型）等可即时获取的分析。
可见在审计过程中，数据的分析占有相当重要的作用，可以使审计人员明确审计重点，提高审计效率，而采用计算机软件进行数据分析，又可以大大节约审计时间，提高数据分析的正确性和科学性。