财务电子数据科目余额年末结转审计案例

□ 刘 靖 李云柏 云南省审计厅

我们在审计中转换某单位下属的资金结算中心（下文简称为"中心"）的财务数据时发现了一些疑点，通过运用计算机核查，发现了该中心的财务电子数据科目余额年末结转存在严重错误。这样从数据转换到发现问题，仅用了两天的时间，提高了工作效率。
在转换该单位资金结算中心数据时，我们了解到：
　　1、该中心所用软件是在借鉴银行管理方式的基础上，请专业软件公司设计的专用网络版财务软件，后台数据库是SQL Server6.5。
　　2、该中心所提供的纸质财务资料只有历年的明细账，每年三本，分别为银行明细账、现金明细账、部门明细账，而未提供总账。
　　3、据该中心工作人员介绍，由于该软件的特点，所以不打印纸质的记账凭证。
　　根据以上情况，我们进行了以下的工作，并发现了重要的审计线索。
　　1、首先在存放电子账的服务器上建立用户，找到存放中心财务电子数据的文件夹并将其设为共享，暂停SQL Server服务。用审计人员的电脑通过登录网络连接到服务器，将电子数据直接拷贝至审计人员的电脑中（取完数据后取消共享,删除建立的用户，启动SQL Server服务）。
　　2、对采集的该中心的原始数据文件进行初步分析，发现共有七年的会计账数据，并在其会计软件的"连接账套工具"用户界面中找到了账套与原始数据的对应关系，例如：2003|MIB7|100|2003-02-11，即存放2003年数据的文件名称为MIB7。
　　3、根据账套与原始数据的对应关系，在SQL查询分析器中将拷贝来的SQL Server数据按年度附加到审计人员电脑的SQL Sever系统中，生成结算中心历年电子数据，每年有24张表。
　　4、按照中心已经提供的纸质账本形式对电子数据进行整理，深入分析24张表，发现会计账的主要信息存在于FHMXZ（分户明细账）和KMH（科目表）两张表中。FHMXZ（分户明细账）见图一。
　　5、将以上数据整理为明细账，整理过程为：理解FHMXZ和KMH两表的表间关系及表中各字段的含义，然后在SQL查询分析器中运行相应程序，生成与纸质账本对应的现金明细账、银行明细账、部门明细账等。银行明细账见图二。
　　6、验证所转换并整理的数据的准确性，将明细账与纸质账本核对。通过抽查我们发现部分核算科目存在电子数据，但该中心未提供对应的纸质账。
　　7、发现以上问题后，我们认识到电子数据能为本次审计提供更多的有用信息，因此进一步整理电子数据，发现利用KMB表中数据可得到科目余额表以及总账等，但中心未提供总账。我们对该表的数据进行了整理，生成科目余额表。
　　在验证科目余额表与纸质明细账是否一致时，我们进行了抽查核对，发现其2000年的年初数电子数据与纸质数据不符，但2000年发生数和年末电子数据与纸质数据相符，原因何在？我们又进一步核对1999年的年初数及年末数，发现1999年电子数据与纸质数据一致，且1999年年末数据与2000年年初电子数据相符，但与2000年年初数纸质账本中不一致。我们又到该中心财务软件的用户界面上进行核对，发现其数据与我们所转换的电子数据一致。因此，通过以上的电子数据整理和核对，可以证明2000年的纸质账年初数的真实性存在重大疑问。
　　8、由于发现了纸质账本未提供完整、2000年纸质账年初数真实性存在疑问等问题，提高了我们对中心财务数据真实性、完整性审核的重视程度。对转换后的历年电子数据进行了查询分析，将科目余额表中的科目与明细账中的科目进行核对，发现明细账中的科目数量大于科目余额表中的，在软件用户界面上查找科目余额表中的这些科目，程序的对话框提示：不存在××× 科目。
　　9、在进行横向对比核查后，为了进一步摸清线索，我们又进行了纵向核查，用查询语句将历年来的会计账年末数结转下年年初数情况进行对比分析，发现科目余额表在年末结转中也存在问题：
　　在年末结转下年时，部分科目未结转，即：上年有余额的科目在下年中无此科目；有的科目结转了，但数额却不相等。见图三、四。
　　在进行了以上的工作后，我们发现该中心财务电子数据存在的主要问题有：1、未提供完整的纸质账资料；2、2000年的纸质账年初数的真实性存在重大疑问；3、有的年度会计账结转时上年有余额的科目在下一年中无此科目，有的科目结转了，但数额却不等。由于计算机辅助审计的运用，我们不但发现了重要的审计线索，而且做到所采集的数据资料表述具体、完整，准确无误。
　　针对以上问题，我们从纯技术的角度进行了分析，对于一般财务软件来说，使用时必须先对某一科目进行定义，才能作该科目的相应凭证分录，从而生成账务数据。即有账务记录的科目（也就是说在FLMXZ表中存在记录），科目表中必然存在此科目（也就是说在KMB表中应存在该科目记录），但现在电子数据反映的问题是部分科目有账务的记录但在科目表中却无此科目的记录，也就是说从用户界面中无从把这些科目的账务记录调出来（这也就是一部分纸质账未提供的原因，还有一部分纸质账未提供是因为人为未打印的原因），此问题的发生有人为地对KMB表进行了增删改等操作的迹象。科目余额结转的问题同样也反映出有人为地对KMB表进行了增删改的迹象。至于2000年纸质账的问题推测是改动KMB表过程中打印的数据。以上问题产生的具体原因还须审计组通过手工进一步逐项核实。
　　在该审计案例中，手工审计中各审计人员是分年进行审计的，一般不会特别注意年终结转的问题，同时由于数据量大，财务资料又未提供全，不易发现上述问题，即使发现，核对取证的难度也大，计算机的运用解决了这些问题。可见，计算机辅助审计的方法为我们传统的手工审计带来了更新的手段和技术。